การจ้างงานในปัจจุบัน ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการ ตรวจประวัติอาชญากรรม นั้น ได้เข้ามามีบทบาทจำเป็นอย่างยิ่ง ไม่ว่าจะเป็นการป้องกันความเสี่ยงต่อองค์กร หรือการคัดเลือกพนักงานที่มีคุณภาพ แต่การตรวจประวัติพนักงานก็ต้องใช้ข้อมูลบุคคลที่ละเอียดอ่อน ที่หากละเมิดอาจส่งผลเสียต่อองค์กรได้ 

ในบทความนี้เราได้รวม 4 สิ่งที่ควรระวัง ก่อน ตรวจประวัติอาชญากรรมพนักงาน มาให้แล้ว จะมีอะไรบ้างที่องค์กรต้องระวัง ไปติดตามอ่านกันได้เลย 

1.ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

แม้ว่าการ ตรวจประวัติอาชญากรรม พนักงานจะเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กร แต่ในขณะเดียวกันองค์กรก็ควรที่จะให้ความสำคัญต่อข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน เพราะทุกวันนี้ได้มีกฎหมายสำหรับคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลหรือ PDPA ที่คอยช่วยคุ้มครองข้อมูลละเอียดอ่อนของแต่ละบุคคล เช่น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขบัตรประชาชน ซึ่งหากองค์กรละเลยความปลอดภัยข้อมูลส่วนบุคคล หรือทำการใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการตรวจโดยไม่ขออนุญาตองค์กรอาจกลายเป็นฝ่ายทำผิดกฎหมายเสียเอง 

สำหรับการตรวจประวัติอาชญากรรม ให้ถูกต้องตามกฎหมาย PDPA และไม่ละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล องค์กรควรต้องมีการขอการยินยอมจากพนักงานที่รับการตรวจประวัติ ในปัจจุบันได้มีการใช้รูปแบบการยืนยันตัวตนแบบดิจิทัล (E-KYC) ที่ให้ผู้สมัครสามารถตรวจประวัติที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้ผ่านระบบออนไลน์ และมีกระบวนการที่รัดกุมปลอดภัย 

2.ขอบเขตการตรวจสอบ

การตรวจประวัติพนักงานแต่ละครั้งองค์กรควรมีการกำหนดขอบเขตการตรวจสอบที่ชัดเจน เพราะนอกจากการตรวจประวัติอาชญากรรมแล้ว ยังมีการตรวจประวัติอื่น ๆ เช่น ประวัติการศึกษา ประวัติการฉ้อโกง หรือประวัติข่าวเสียออนไลน์ เป็นต้น การเลือกตรวจสอบข้อมูลที่อาจมีผลกระทบต่อตำแหน่งงานที่ผู้สมัครรับผิดชอบ เพื่อป้องกันความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แต่หากองค์กรละเลยขอบเขตการตรวจประวัติ อาจถือว่าองค์กรได้ละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน จนเป็นฝ่ายผิดกฎหมาย PDPA ดังนั้นการกำหนดขอบเขตที่เหมาะสมจะช่วยให้แน่ใจว่าบริษัทไม่เพียงแต่ปฏิบัติตามกฎหมายเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล แต่ยังสร้างความไว้วางใจกับผู้สมัครงานว่ากระบวนการตรวจสอบเป็นธรรมและเหมาะสมตามบทบาทที่พวกเขาสมัคร

3.การละเลยไม่ตรวจประวัติพนักงานทุกคน

ไม่ว่าจะเป็นพนักงานที่มีตำแหน่งสูง หรือมีบุคลิกดีแค่ไหน องค์กรก็ควรตรวจประวัติอาชญากรรมหรือตรวจประวัติพนักงานอย่างเท่าเทียมกัน เพราะในปัจจุบันเราไม่สามารถไว้วางใจใครได้อย่างเต็มร้อย ว่าบุคคลนั้นจะมีความน่าเชื่อถือ หรือซื่อสัตย์ต่อข้อมูลที่ใช้ในการสมัคร บางคนอาจปลอมวุฒิการศึกษา หรือปลอมแปลงประวัติการทำงานเพื่อให้ได้งาน ส่งผลให้องค์กรได้คนที่คุณสมบัติไม่ดีมาร่วมงาน 

ซึ่งการไม่เลือกปฏิบัตินอกจากจะช่วยลดความเสี่ยงให้กับองค์กรแล้ว ในมุมของพนักงานและผู้สมัครก็ถือว่าเป็นการปฏิบัติต่อพนักงานทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน ทำให้องค์กรมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น 

4.การอัปเดตของข้อมูล

อีกหนึ่งข้อควรระวังคือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลประวัติอาชญากรรม เนื่องจากเป็นข้อมูลที่ต้องมีการอัปเดตอยู่เป็นประจำ และต้องมาจากแหล่งอ้างอิงที่เชื่อถือได้ โดยทะเบียนอาชญากรรมจะจำแนกบุคคลออกเป็นประเภทต่าง ๆ เช่น ประวัติผู้ต้องหากรณีที่กระทำความผิดแต่ยังไม่ถูกฟ้องต่อศาล และประวัติอาชญากรของคนที่มีคำพิพากษาว่ามีความผิด เป็นต้น 

ซึ่งองค์กรควรตรวจสอบจากแหล่งข้อมูลที่มีการอัปเดตข้อมูลฐานประวัติ เช่น กรมตำรวจ หรือเว็บไซต์กองทะเบียนประวัติ ที่เป็นศูนย์กลางข้อมูลอาชญากรรมที่มีความน่าเชื่อถือมากที่สุด

สรุป

โดยสรุปเราจะเห็นได้ว่า แม้การตรวจประวัติอาชญากรรมก่อนจ้างงานจะเป็นสิ่งสำคัญต่อองค์กร แต่ก็เต็มไปด้วยสิ่งละเอียดอ่อนของขั้นตอนการตรวจที่องค์กรต้องระมัดระวัง ไม่เช่นนั้นองค์กรเองอาจเป็นฝ่ายทำผิดกฎหมายเสียเอง 

สำหรับองค์กรไหนที่ต้องการใช้บริการตรวจประวัติพนักงานที่มีคุณภาพและเชื่อมั่นได้ ขอแนะนำ Appman Background Checker ที่ตรวจประวัติผ่านระบบออนไลน์ 100% มีกระบวนการยืนยันตัวตนแบบ E-KYC ที่รองรับ PDPA ช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ HR ไม่ต้องเดินทาง ไม่ต้องเตรียมเอกสาร และงทราบผลไวยิ่งกว่าเดิม