การ ตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการคัดกรองพนักงานใหม่ก่อนรับเข้าทำงานเป็นเรื่องสำคัญ แม้จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับองค์กรมากขึ้นโดยที่ไม่ต้องเดินทางไปที่สำนักงานตำรวจฯ แต่ก็มีจุดหนึ่งที่ต้องพึงระวังเป็นพิเศษเมื่อใช้บริการกับบริษัทรับเช็คประวัติอาชญากรรมออนไลน์ นั่นคือ “ข้อมูลที่ได้รับ” เพราะเราไม่รู้เลยว่าข้อมูลนี้เป็นข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ไหม หรือได้ข้อมูลด้วยวิธีการตรวจประวัติออนไลน์ที่ปลอดภัยจริง ๆ หรือไม่ มิฉะนั้น อาจมีผลต่อการคัดกรองพนักงานใหม่ที่ไม่แม่นยำ และนำไปสู่ผลกระทบเชิงลบต่อองค์กรได้
ดังนั้น จึงต้องเพิ่มกลยุทธ์ด้านความปลอดภัยของข้อมูลตรวจสอบประวัติอาชญากรให้มากขึ้น โดยบทความนี้ Appman มี 4 กลยุทธ์ความปลอดภัยในการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์มาแนะนำกัน
ทำไมต้องใช้กลยุทธ์ความปลอดภัยในการ ตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์?
การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมออนไลน์ (Online Background Check) เป็นกระบวนการคัดกรองพนักงานใหม่ที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว (Sensitive Data) ในการพิจารณา ซึ่งถ้าหากข้อมูลตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ที่องค์กรได้รับมานั้นผ่านการปลอมแปลงข้อมูลจนผิดพลาด ทำให้องค์กรพลาดโอกาสในการจ้างงานพนักงานใหม่ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมอย่างแท้จริง นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงที่จะรับพนักงานใหม่ที่มีประวัติอาชญากรรมเข้าทำงาน อาจก่อเหตุอาชญากรรมในองค์กรจนกระทบต่อความปลอดภัย รวมถึงความไว้วางใจของพนักงาน ลูกค้า และคู่ค้าทางธุรกิจด้วย
ในขณะเดียวกัน องค์กรเองก็ต้องมีมาตรการปกป้องข้อมูลส่วนตัวอ่อนไหวของพนักงานใหม่อย่างเข้มงวดด้วยเช่นกัน เพราะถ้าหากข้อมูลเช็คประวัติอาชญากรรมออนไลน์รั่วไหล หรือโดนแฮกเกอร์ขโมยข้อมูลไปใช้ในทางที่ผิดไปโดยไม่ได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูล รวมถึงมีการเก็บข้อมูลตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์นานเกิน 6 เดือน มีโอกาสที่องค์กรโดนฟ้องร้องข้อหาทำผิดกฎหมาย PDPA ต้องชดใช้ค่าเสียหายให้พนักงานใหม่จำนวนมหาศาล และนำไปสู่ผลกระทบเชิงลบต่อภาพลักษณ์ขององค์กรได้
ด้วยเหตุนี้เอง องค์กรจึงต้องมีการเพิ่มกลยุทธ์ความปลอดภัยในการใช้ข้อมูลส่วนอ่อนไหวของพนักงานใหม่มาใช้ในการตรวจสอบประวัติอาชญากรรม เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ครั้งนี้เป็นไปตามกฎหมาย PDPA จริง ๆ
กลยุทธ์ความปลอดภัยในการ ตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ มีอะไรบ้าง?
เพื่อให้การคัดกรองพนักงานใหม่ขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น Appman ขอแนะนำกลยุทธ์ความปลอดภัยในการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ ซึ่งมีทั้งหมด 4 วิธีด้วยกัน ดังนี้
1. ใช้แหล่งอ้างอิงของข้อมูลที่เชื่อถือได้ ตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์
ไม่ว่าเป็นการเช็คประวัติพนักงานหรือการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ก็ตาม ข้อมูลส่วนตัวที่มีความละเอียดอ่อนของพนักงานใหม่ต้องมาจากแหล่งอ้างอิงที่เชื่อถือได้ เช่น เช็คผลตรวจประวัติอาชญากรรมผ่านเว็บไซต์กองทะเบียนประวัติอาชญากร สำนักงานตำรวจแห่งชาติ เป็นต้น เพื่อให้มั่นใจได้ว่า เป็นข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้จริง
2. เช็คประวัติอาชญากรรมตัวเองโดยการยืนยันตัวตนด้วยระบบ E-KYC
อีกหนึ่งวิธีตรวจสอบประวัติอาชญากรรมออนไลน์ คือ การใช้เทคโนโลยี E-KYC (Electronic Know Your Customer) สำหรับยืนยันตัวตนพนักงานใหม่แบบดิจิทัล ซึ่งเป็นอีกหนึ่งวิธีที่สามารถเช็คประวัติอาชญากรรมตัวเองได้ โดยการเปิดกล้องหน้าของมือถือ หรือใช้กล้องคอมพิวเตอร์ แล้วใช้เทคโนโลยี AI สแกนใบหน้าพร้อมกับวิเคราะห์ภาพเพื่อเทียบกับรูปถ่ายบนบัตรประชาชน จึงสามารถตรวจสอบการปลอมแปลงตัวตนของพนักงานใหม่ก่อนตัดสินใจรับเข้าทำงานได้อย่างสบายใจ อีกทั้งยังช่วยลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ HR ให้มีเวลาพัฒนาการบริหารบุคลากรในส่วนอื่น ๆ เพิ่มมากขึ้นอีกด้วย
3. มีขั้นตอนการ ตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ ที่ถูกต้องตาม PDPA
นอกจากการใช้ข้อมูลที่เชื่อถือได้แล้ว องค์กรต้องมีขั้นตอนการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ที่ไม่ละเมิด PDPA ด้วย เพราะเป็นกฎหมายที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ข้อมูลบัตรประชาชนและข้อมูลที่อยู่ เป็นต้น โดยองค์กรต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้งจากพนักงานใหม่ก่อน จึงจะสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ในการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมออนไลน์ได้
แต่ถ้าหากองค์กรแอบตรวจประวัติออนไลน์โดยไม่ได้รับความยินยอมจากพนักงานใหม่ หรือเก็บข้อมูลเช็คประวัตินานเกินระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด รวมถึงนำข้อมูลตรวจประวัติอาชญากรออนไลน์ไปใช้ในทางที่ผิด อาจได้รับโทษความผิดทางแพ่ง โทษอาญา และโทษทางปกครองได้
4. เลือกใช้บริการ ตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ ที่มีคุณภาพ
ทุกวันนี้มีบริการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ ช่วยอำนวยความสะดวกให้องค์กรไม่ต้องเสียเวลาเช็คประวัติอาชญากรรมตัวเองถึงสำนักงานตำรวจ อีกทั้งยังได้ข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ โดย Appman Background Checker คือ Background Check Service หรือ บริการตรวจประวัติอาชญากรออนไลน์ ที่ตอบโจทย์ทุกปัญหาการตรวจอาชญากรรมขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการเช็คประวัติด้วยเทคโนโลยี E-KYC หรือการใช้ AI ตรวจสอบประวัติอาชญากร อีกทั้งยังมีแหล่งอ้างอิงข้อมูลส่วนตัวที่มาจากหน่วยงานภาครัฐโดยตรง และสามารถขอใบประวัติอาชญากรรมออนไลน์ที่ผ่านการรับรองกฎหมาย PDPA ได้ด้วย
แนวทางปฏิบัติในการใช้ข้อมูลจากการตรวจสอบประวัติอาชญากรออนไลน์
การตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์เป็นกระบวนการหนึ่งที่สำคัญในการคัดเลือกบุคลากร เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่มีความเหมาะสมกับองค์กรจริง ๆ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่ได้รับมาต้องนำไปใช้ให้ถูกหลักจริยธรรมและกฎหมาย เพื่อป้องกันการละเมิดสิทธิส่วนบุคคลและการเลือกปฏิบัติ โดยมีแนวทางในการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานใหม่ที่เจ้าหน้าที่ HR ต้องปฏิบัติ ดังนี้
- ใช้ข้อมูลส่วนบุคคล อาทิ ประวัติอาชญากรรม ประวัติส่วนตัว เป็นต้น เฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการคัดเลือกพนักงานเท่านั้น
- เมื่อได้รับข้อมูลส่วนบุคคลมาแล้ว องค์กรต้องรักษาประวัติอาชญากรรมให้ปลอดภัย โดยต้องจัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลประวัติอาชญากรรม
- ห้ามเก็บข้อมูลส่วนบุคคลเกิน 6 เดือน มิฉะนั้นจะผิดกฎหมาย PDPA และเมื่อเกิน 6 เดือนแล้ว เจ้าหน้าที่ HR ต้องลบ ทำลาย หรือทำให้ข้อมูลไม่สามารถระบุถึงเจ้าของข้อมูลได้
- ไม่ควรเอาข้อมูลส่วนบุคคลที่ใช้ตรวจสอบประวัติอาชญากรรมไปแล้วมาใช้ด้วยจุดประสงค์อื่นโดยไม่ได้รับความยินยอมจากพนักงานใหม่เด็ดขาด
- ไม่แอบตรวจสอบข้อมูลประวัติอาชญากรรมโดยไม่ได้รับความยินยอมจากพนักงานใหม่
- หากตำแหน่งไหนต้องการเช็คประวัติอาชญากรรมออนไลน์ จะต้องแจ้งพนักงานใหม่ให้ทราบตั้งแต่ขั้นตอนการสรรหาหรือประกาศรับสมัคร
- การขอใช้ข้อมูลส่วนบุคคลทุกอย่าง ต้องได้รับความยินยอมจากพนักงานใหม่ทั้งสิ้น
ในขณะเดียวกัน หากเจ้าหน้าที่ HR หรือนายจ้างได้ฝ่าฝืนกฎหมาย PDPA ด้วยการกระทำใด ๆ ที่ละเมิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูล จะได้รับโทษตามกฎหมาย ซึ่งมีทั้งหมด 3 ลักษณะ คือ
- โทษความผิดทางแพ่ง ที่ต้องชดใช้ค่าเสียหายตามจริง และอาจจ่ายค่าเสียหายเพิ่มอีก ไม่เกิน 2 เท่าจากความเสียหายจริงที่เกิดขึ้น
- โทษอาญา คือ ปรับเงิน กับ จำคุก หรืออาจจะโดนทั้งคู่
- โทษทางปกครอง ซึ่งเป็นการปรับเงินตามความรุนแรงของความผิดที่ได้ทำหรือไม่ทำที่เป็นการฝ่าฝืนกฎหมาย โดยปรับสูงสุดไม่เกิน 5 ล้านบาท
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ ตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์
Q1 : ใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะได้รับผลการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมออนไลน์?
A : ระบบของ AppMan ตรวจสอบข้อมูลอาชญากรรมจากหน่วยงานของรัฐ พร้อมรายงานที่สามารถดาวน์โหลดได้ทันที
Q2 : ต้องใช้เอกสารอะไรบ้างในการตรวจสอบ?
A : จำเป็นต้องใช้เอกสาร บัตรประชาชนของพนักงาน และเอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็นตามประเภทการตรวจสอบ เช่น ตรวจสอบประวัติอาชญากรรมออนไลน์ หรือตรวจสอบประวัติพนักงาน เป็นต้น
Q3 : การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมออนไลน์ของ AppMan ปลอดภัยหรือไม่?
A : ปลอดภัย 100% เพราะระบบของเรารองรับมาตรฐาน PDPA และใช้เทคโนโลยี Face Recognition เพื่อป้องกันการปลอมแปลงข้อมูล
Q4 : สามารถตรวจสอบพนักงานจำนวนมากพร้อมกันได้หรือไม่?
A : สามารถได้ เพราะระบบของ AppMan รองรับการตรวจสอบพนักงานเป็นจำนวนมากในคราวเดียว เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการคัดกรองพนักงานอย่างรวดเร็ว
Q5 : เจ้าหน้าที่ HR ตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ ยังไง?
A : เมื่อองค์กรได้รับอนุญาตจากพนักงานใหม่แล้ว เจ้าหน้าที่ HR จะรวบรวมข้อมูลพื้นฐาน เช่น ชื่อ – นามสกุล, วันเดือนปีเกิด, ที่อยู่, หมายเลขประจำตัวประชาชน หรือหมายเลขใบขับขี่ จากนั้นนำข้อมูลไปใส่ในเว็บไซต์ตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์
สรุป
การวางกลยุทธ์ด้านความปลอดภัยในการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ เป็นปัจจัยสำคัญที่ทุกองค์กรควรให้ความใส่ใจ ตั้งแต่การเลือกใช้แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ การนำเทคโนโลยีมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ไปจนถึงการดำเนินการให้เป็นไปตามกฎหมาย PDPA
เพราะนอกจากจะช่วยเสริมความปลอดภัยให้กับองค์กรแล้ว ยังเป็นการยกระดับกระบวนการคัดเลือกพนักงานให้มีความถูกต้อง น่าเชื่อถือ และแม่นยำขึ้น ที่สำคัญไม่แพ้กันนั้น องค์กรต้องใช้ข้อมูลส่วนบุคคลออนไลน์โดยไม่ให้ละเมิดความเป็นส่วนตัวของพนักงานใหม่ด้วย มิฉะนั้น จะโดนลงโทษตามกฎหมาย PDPA อีกทั้งยังกระทบต่อภาพลักษณ์ขององค์กรอีกด้วย
สำหรับองค์กรไหนที่ต้องการตรวจประวัติพนักงานที่มีความปลอดภัยสูง ขอแนะนำ Appman Background Checker ที่เป็นบริการตรวจประวัติพนักงานผ่านระบบออนไลน์ 100% ช่วยให้องค์กรทราบผลการตรวจได้รวดเร็ว มีแหล่งอ้างอิงการตรวจที่เชื่อถือได้ พร้อมกระบวนการตรวจที่ถูกต้องตามกฎหมาย PDPA
