สิ่งสำคัญที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources : HR) ต้องตรวจสอบก่อนรับใครเข้าทำงานก็คือ การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม เพื่อเช็คประวัติอาชญากรหรือพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมของบุคคลนั้น ๆ เช่น คนที่เคยมีประวัติทำร้ายร่างกาย ลักขโมย หรือใช้ยาเสพติด ซึ่งอาจเพิ่มความเสี่ยงที่จะทำให้องค์กรเสียหายทั้งชื่อเสียงหรือทรัพย์สิน นอกจากนี้ ยังช่วยลดภาระงานให้กับเจ้าหน้าที่ HR ให้สามารถคัดกรองพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
เพื่อแสดงให้เห็นความสำคัญของการตรวจประวัติพนักงาน ในบทความนี้ AppMan มี 5 ประโยชน์ของการตรวจสอบประวัติอาชญากรรม มาฝากเจ้าหน้าที่ HR ทุกคนกันว่า จะมีบทบาทช่วยองค์กรอย่างไรบ้าง
ทำไม การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม ถึงสำคัญในยุคนี้?
ในยุคที่องค์กรต้องเผชิญกับความเสี่ยงรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นด้านความปลอดภัย ทรัพย์สิน ชื่อเสียง ไปจนถึงความมั่นคงในที่ทำงาน การตรวจประวัติอาชญากรรมจึงกลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ไม่ควรมองข้าม การรู้ว่าบุคคลที่กำลังจะเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรเคยมีประวัติที่เกี่ยวข้องกับคดีอาญาหรือไม่นั้นเป็นการช่วยป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ปัจจุบันการตรวจสอบประวัติบุคคลทำได้ง่ายขึ้น เช่น การตรวจสอบประวัติบุคคลจากชื่อ การเช็คประวัติบุคคลจากชื่อ-นามสกุล ผ่านช่องทางออนไลน์ที่สะดวกและรวดเร็ว อีกทั้งยังมีบริการที่สามารถเช็คประวัติอาชญากรได้อย่างแม่นยำ โดยเฉพาะในกรณีที่ต้องการรู้ข้อมูลในระดับลึก เช่น การมีหมายจับ หรือการเคยต้องโทษมาก่อน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มีผลต่อการตัดสินใจจ้างงานโดยตรง
นอกจากนี้ ความสำคัญของการเช็คประวัติอาชญากรรมยังเป็นการวางรากฐานความปลอดภัยและความมั่นคงให้กับองค์กรได้อีกด้วย จึงช่วยให้การคัดสรรผู้สมัครงาน รวมถึงการบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และนำไปสู่ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับจากการเช็คประวัติอาชญากรรมดังต่อไปนี้
ประโยชน์จาก การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม ในองค์กร
การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมส่งผลดีต่อองค์กรได้หลายด้านเลยทีเดียว ทั้งด้านความปลอดภัย ทรัพย์สิน และชื่อเสียง เรามาดูกันดีกว่าว่า ประโยชน์ที่องค์กรได้รับจากการเช็คประวัติอาชญากรมีอะไรบ้าง
1. การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม เพิ่มความปลอดภัยให้กับองค์กรได้
การมีข้อมูลประวัติอาชญากรรมของผู้สมัครก่อนการจ้างงานช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้อย่างรอบคอบ หากพบว่าเคยมีประวัติในคดีร้ายแรง เช่น การทำร้ายร่างกาย ลักทรัพย์ หรือฉ้อโกง ก็สามารถพิจารณาได้ทันทีว่าควรรับเข้าทำงานหรือไม่ การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมล่วงหน้ายังช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ที่มีพฤติกรรมเสี่ยงเข้ามาสร้างปัญหาภายในองค์กรได้อีกด้วย จึงช่วยปกป้องทั้งชื่อเสียง คนในองค์กร และทรัพย์ให้ปลอดภัย
2. ตรวจสอบประวัติอาชญากรรม : สร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรได้มากกว่าที่คิด
เมื่อองค์กรมีนโยบายตรวจสอบประวัติอาชญากรรมผู้สมัครงานอย่างชัดเจน จะส่งผลให้คนที่จะมาร่วมงานด้วยและผู้มีส่วนได้เสียเกิดความมั่นใจในมาตรฐานการคัดเลือกขององค์กร มีความมืออาชีพ และวางใจที่จะทำงานร่วมกันด้วยได้ ในทางกลับกัน ยังเป็นการการันตีความมั่นใจให้กับคนในองค์กรด้วยว่าคนคนนี้จะเป็นคนที่ปราศจากประวัติอาชญากรรม และไม่ก่อเหตุอันตรายให้เกิดความเสียหายอย่างแน่นอน นอกจากนี้ยังเป็นการแสดงให้เห็นว่าองค์กรนี้ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและความโปร่งใส จึงช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้ไม่น้อยเลย
3. ป้องกันการทุจริตภายในองค์กรด้วย การตรวจประวัติอาชญากรรม
ผู้สมัครงานบางคนอาจเคยมีประวัติการทุจริต หรือเคยมีพฤติกรรมฉ้อโกงในที่ทำงานเก่า รวมถึงเคยยักยอกทรัพย์สิน และเคยนำข้อมูลภายในขององค์กรไปดัดแปลง แก้ไข หรือเผยแพร่โดยไม่ได้รับอนุญาต ส่งผลให้องค์กรเกิดความเสียหายต่อชื่อเสียงที่ไม่อาจประเมินราคาได้
เพราะฉะนั้น การ ตรวจสอบประวัติอาชญากรรม พนักงานก่อนรับเข้าทำงาน สามารถช่วยให้ HR คัดกรองคนที่มีประวัติไม่ดีออกไปตั้งแต่ต้น ป้องกันไม่ให้พวกเขาเข้ามาก่อปัญหาและส่งผลเสียต่อวัฒนธรรมองค์กรในระยะยาวได้ เพราะเรามีข้อมูลประวัติของพนักงานที่รู้ได้ว่าใครมีประวัตินั่นเอง
4. ป้องกันความเสี่ยงด้านกฎหมายและความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น
หากองค์กรรับพนักงานที่มีประวัติอาชญากรรมเข้ามาทำงานโดยไม่รู้ นอกจากความเสียหายด้านทรัพย์สิน ร่างกาย หรือชื่อเสียงขององค์กรแล้ว ยังมีผลทางกฎหมายเมื่อพนักงานใหม่ที่มีประวัติก่อเหตุขึ้นในภายหลัง ทำให้บุคลากรรวมไปถึงเจ้าหน้าที่ HR ต้องเสียเวลาจัดการกับคดีอาญารวมไปถึงคดีแพ่ง ซึ่งถ้าประเมินความเสียหายเป็นเงินนั้น เรียกได้ว่าเสียหายหลายบาทเลยทีเดียว
ดังนั้น เพื่อไม่ให้เกิดปัญหานี้ การเช็คประวัติอาชญากรที่เคยมีประวัติอาชญากรรมมาก่อนจะเป็นวิธีสำคัญที่ช่วยป้องกันความเสี่ยงด้านกฎหมายและลดความเสียหายจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้อย่างเป็นรูปธรรม เพราะองค์กรคัดกรองพนักงานที่มีประวัติออกไปตั้งแต่ต้น อีกทั้งยังช่วยเจ้าหน้าที่ HR ลดภาระที่ไม่จำเป็นออกไปได้อีกด้วย
5. เป็นฐานข้อมูลให้กับแผนก HR ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น
เมื่อองค์กรขอใบประวัติอาชญารรมผ่านระบบออนไลน์ และได้รับข้อมูลส่วนตัวของผู้สมัครที่ผ่านการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมแล้ว เจ้าหน้าที่ HR สามารถจัดเก็บข้อมูลประวัติอาชญากรรมของพนักงานแต่ละคน และนำมาใช้ตรวจสอบต่อได้ จึงช่วยลดความยุ่งยากเวลาต้องตรวจสอบประวัติพนักงานอีกรอบ ซึ่งจะทั้งเปลืองเงินและเสียเวลา
ความท้าทายและข้อควรระวังใน การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม
แม้ว่า การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม จะมีประโยชน์อย่างมากในการคัดกรองพนักงานใหม่ แต่ในทางปฏิบัติก็ยังมีความท้าทายและข้อควรระวังที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรคำนึงถึง เพื่อให้กระบวนการตรวจสอบดำเนินไปอย่างถูกต้องตามกฎหมายและไม่มีปัญหาภายหลัง
การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตามกฎหมาย (PDPA)
หนึ่งในข้อควรระวังที่สำคัญที่สุดในการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมคือ การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อประเทศไทยได้ประกาศใช้ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ซึ่งกำหนดให้การเก็บรวบรวม ประมวลผล และเผยแพร่ข้อมูลส่วนบุคคลต้องได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลอย่างชัดเจน
การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมโดยไม่ได้รับอนุญาตอาจถือเป็นการละเมิดสิทธิส่วนบุคคล ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมายและค่าเสียหายที่สูง ดังนั้น HR ควรมีแบบฟอร์มขอความยินยอมอย่างเป็นทางการ พร้อมระบุวัตถุประสงค์การใช้งานข้อมูลอย่างชัดเจนและโปร่งใส
การตีความข้อมูลผิดพลาดหรือไม่ครบถ้วน
ข้อมูลที่ได้จากการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมอาจไม่สมบูรณ์หรืออาจเกิดความเข้าใจผิดได้ เช่น ประวัติที่ถูกเก็บไว้เป็นเวลานาน อาจไม่สะท้อนพฤติกรรมในปัจจุบัน หรือในบางกรณี ข้อมูลอาจคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง เนื่องจากระบบฐานข้อมูลบางแห่งอาจมีข้อผิดพลาด
ความเสี่ยงจากการใช้บริการตรวจสอบที่ไม่น่าเชื่อถือ
เนื่องจากปัจจุบันมีผู้ให้บริการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมออนไลน์หลายราย แต่ไม่ใช่ทุกบริการจะน่าเชื่อถือและเป็นไปตามมาตรฐานทางกฎหมาย การเลือกใช้บริการจากแหล่งที่ไม่มีความโปร่งใส อาจนำไปสู่การได้รับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือละเมิดสิทธิส่วนบุคคลของผู้สมัคร
การสื่อสารผลการตรวจสอบอย่างระมัดระวัง
เมื่อได้ข้อมูลประวัติอาชญากรรมของผู้สมัครแล้ว การสื่อสารหรือแจ้งผลอย่างไม่รอบคอบอาจทำให้เกิดความเสียหายต่อชื่อเสียงและสิทธิของผู้สมัครได้ ควรจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้อย่างปลอดภัยและแบ่งปันกับผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
แม้ว่าการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมจะมีประโยชน์มากในการคัดกรองบุคลากรที่มีคุณภาพ แต่ HR ก็ต้องดำเนินการอย่างระมัดระวัง ไม่ให้ละเมิดสิทธิส่วนบุคคลหรือใช้งานข้อมูลผิดวัตถุประสงค์ การวางแผนและดำเนินการอย่างรอบคอบจะช่วยให้กระบวนการคัดเลือกพนักงานเป็นไปอย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยในปัจจุบันมีวิธีการเช็คประวัติอาชญากรหลายวิธีเลยทีเดียว
วิธีการตรวจสอบประวัติอาชญากรรม ที่ HR ควรรู้
เจ้าหน้าที่ HR หลายคนคงอยากรู้ว่าวิธีการตรวจประวัติอาชญากรรมกันใช่ไหม? โดยในปัจจุบันมีหลายทางเลือกในการ ตรวจสอบประวัติอาชญากรรม ของผู้สมัคร ไม่ว่าจะเป็นการทำด้วยตนเองผ่านหน่วยงานราชการ หรือเลือกใช้บริการจากผู้ให้บริการเอกชน ซึ่งแต่ละวิธีมีข้อดีและข้อควรระวังที่แตกต่างกัน ดังนี้
- ตรวจประวัติอาชญากรรมที่ไหนได้บ้าง: หน่วยงานหลักที่สามารถขอตรวจสอบประวัติได้คือสำนักงานตำรวจแห่งชาติ (Royal Thai Police) ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือและได้รับการยอมรับจากภาคธุรกิจทั่วไป โดยผู้สมัครสามารถยื่นคำร้องขอใบรับรองประวัติได้ด้วยตนเอง หรือให้องค์กรดำเนินการให้แทน โดยใช้เวลาในการดำเนินเรื่องประมาณ 7-14 วัน
- ขอใบประวัติอาชญากรรมออนไลน์: ปัจจุบันสามารถยื่นคำร้องออนไลน์ผ่านเว็บไซต์ที่สำนักงานตำรวจแห่งชาติรองรับ และรอผลตรวจสอบผ่านช่องทางไปรษณีย์หรือรับด้วยตนเองภายหลัง หรืออีกวิธีหนึ่งก็คือ ทำเรื่องขอใบประวัติอาชญากรรมออนไลน์ผ่านเว็บไซต์ของบริษัทให้บริการตรวจประวัติพนักงาน และสามารถดาวน์โหลดไฟล์ PDF จากหน่วยงานรัฐได้ทันที
- บริการเอกชนและระบบออนไลน์: มีผู้ให้บริการจำนวนมากที่สามารถเช็คประวัติบุคคลจากชื่อ-นามสกุล หรือตรวจสอบประวัติบุคคลจากชื่อออนไลน์พร้อมกับข้อมูลส่วนตัวอื่น ๆ โดยระบบจะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลสาธารณะ และฐานข้อมูลทางกฎหมายเพื่อให้ผลที่แม่นยำและรวดเร็ว ยกตัวอย่างเช่น บริการตรวจประวัติอาชญากรรม AppMan เป็นต้น ที่ใช้เวลาดำเนินการภายใน 7 วัน
อย่างไรก็ตาม การใช้บริการจากภายนอกควรเลือกผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้ และมีมาตรฐานด้านความปลอดภัยของข้อมูล เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคลและความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
เคสตัวอย่าง: ผลลัพธ์จากองค์กรที่มี การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม อย่างเป็นระบบ
กรณีศึกษาที่ 1: บริษัทเทคโนโลยีระดับกลาง ได้ทำการเปลี่ยนแปลงนโยบายการรับพนักงานใหม่ โดยต้องมีการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมทุกครั้งก่อนเริ่มงาน ภายในเวลา 1 ปี บริษัทพบว่าอัตราการลาออกของพนักงานลดลง และไม่มีเหตุการณ์ทุจริตภายในองค์กรเลย นอกจากนี้ยังได้รับคำชื่นชมจากพันธมิตรและลูกค้าเกี่ยวกับความรัดกุมของระบบคัดกรองบุคลากร
กรณีศึกษาที่ 2: บริษัทที่ละเลยการตรวจสอบ องค์กรที่ไม่ได้มีการตรวจสอบประวัติผู้สมัครงาน จ้างพนักงานที่ภายหลังพบว่ามีประวัติคดีลักทรัพย์ และมีพฤติกรรมเบิกเงินบริษัทโดยมิชอบ ส่งผลให้บริษัทสูญเสียความเชื่อมั่นจากลูกค้า และต้องใช้เงินจำนวนมากและใช้เวลาหลายเดือนเพื่อกู้คืนชื่อเสียงขององค์กรกลับมา
ทั้งสองกรณีนี้แสดงให้เห็นว่าการ ตรวจประวัติอาชญากรรม ไม่ใช่แค่การป้องกันปัญหา แต่ยังส่งผลโดยตรงต่อภาพลักษณ์ ความมั่นคง และความมั่นใจของคนภายในองค์กรได้อีกด้วย
สรุป
การตรวจประวัติอาชญากรรม ไม่ใช่แค่เครื่องมือคัดกรองผู้สมัครงานเท่านั้น แต่ยังเป็นการบริหารความเสี่ยงที่สำคัญต่อความมั่นคงขององค์กร ช่วยให้ HR สามารถตัดสินใจเลือกพนักงานใหม่ได้อย่างชาญฉลาดและรอบคอบ
หากองค์กรยังไม่มีขั้นตอนหรือระบบในการตรวจสอบประวัติอย่างเป็นระบบ นี่อาจเป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการเริ่มต้น ด้วยการใช้เครื่องมือและบริการที่มีในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นการเช็คประวัติบุคคลจากชื่อ-นามสกุล รวมถึงการขอใบประวัติอาชญากรรมออนไลน์ ล้วนช่วยให้กระบวนการคัดกรองพนักงานใหม่ของเจ้าหน้าที่ HR ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นสำหรับองค์กรไหนที่กำลังมองหาวิธีตรวจประวัติอาชญากรรมที่ง่าย สะดวก ประหยัดเวลา เซฟค่าใช้จ่าย และมีความน่าเชื่อถือสูง ขอแนะนำ Appman Criminal Checker บริการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมสำหรับองค์กร ด้วยวิธีการตรวจประวัติแบบดิจิทัลที่สามารถดำเนินการได้ผ่านสมาร์ตโฟน ไม่ต้องเตรียมเอกสาร และสามารถทราบผลรวดเร็วเพียง 48 ชั่วโมง
