บทบาทการใช้ เทคโนโลยี OCR สำหรับฝ่ายบัญชี
ในปัจจุบันเทคโนโลยี OCR ได้เข้ามามีบทบาทต่อการทำงานในอุตสาหกรรม และธุรกิจต่างๆ มากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็น สถาบันการเงิน โลจิสติกส์ การดูแลสุขภาพ การค้าปลีก-ส่ง โรงงานการผลิต ไปจนถึงหน่วยงานภาครัฐ โดยเฉพาะแผนกบัญชี ที่ต้องทำงานงานใกล้ชิดกับเอกสาร และข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งเทคโนโลยี OCR ได้เข้ามาช่วยการทำงานแผนกบัญชีอย่างไรบ้าง ในบทความนี้เราจะพาทุกคนมาไขคำตอบกัน
ตัวอย่างการใช้งาน เทคโนโลยี OCR ในธุรกิจอื่นๆ อ่านเพิ่มเติม
เทคโนโลยี OCR ในการทำงานแผนกบัญชี
เทคโนโลยี OCR หรือ Optical Character Recognition คือการเรียนรู้อักขระด้วยแสง ซึ่งเป็นนวัตกรรมที่เข้ามาช่วยให้การทำงานด้านเอกสารในปัจจุบันเป็นไปอย่างรวดเร็ว ด้วยการอ่านข้อมูลจากเอกสารได้โดยอัตโนมัติ โดยบทบาทของเทคโนโลยี OCR ต่อแผนกบัญชีคือการสแกนเอกสารทางบัญชีเช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ รวมถึงเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวกับการเงิน ให้อยู่ในรูปแบบข้อมูลดิจิทัลลงในระบบ เพื่อลดหน้าที่ในการกรอกข้อมูลด้วยตนเอง และเพิ่มความถูกต้องในการทำงานของแผนกบัญชี
3 ปัญหาของการทำบัญชีในรูปแบบเก่า
การทำบัญชีในรูปแบบเก่า เต็มไปด้วยขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน ยุ่งยาก โดยเฉพาะการจัดการข้อมูล และเอกสารจำนวนมาก ซึ่งปัญหาของการทำงานบัญชีในรูปแบบเก่า มีดังนี้
1. ความเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาด
การทำบัญชีในรูปแบบเดิมคือการคัดลอกข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน เข้าสู่ระบบด้วยการคีย์ข้อมูล ซึ่งเมื่อต้องทำงานนี้ซ้ำๆ เป็นจำนวนมาก ทำให้อาจทำให้เกิดความผิดพลาดขึ้น ซึ่งหากแผนกบัญชีใส่ตัวเลขที่ผิดจำนวนอาจส่งผลเสียให้บริษัทเกิดความเสียหาย เกิดตัวเลขที่หาที่มาไม่ได้ จนสร้างความยุ่งยากให้การทำงาน
2. ความเสี่ยงที่จะถูกฉ้อโกง
เมื่อแผนกบัญชีต้องดูแลใบแจ้งหนี้เป็นจำนวนมาก อาจเสี่ยงที่พนักงานบัญชีจะไม่สามารถตรวจสอบในกรณีที่มีการฉ้อโกง หรือการทำผิดกฎหมาย จนทำให้บริษัทเสียชื่อเสียงได้ เช่น หากมีใบแจ้งหนี้จำนวนมากอาจทำให้พนักงานไม่ทันสังเกตในกรณีที่มีการทำเอกสารใบแจ้งหนี้ซ้ำ หรือการปลอมแปลงบัญชีธนาคารที่แนบเนียนจนสายตามนุษย์ไม่สามารถแยกความแตกต่างได้ เป็นต้น
3. ความล่าช้าในการดำเนินการ
เนื่องจากการทำงานนของพนักงานบัญชีในแบบเก่า เน้นการใช้กำลังคนในการดำเนินงาน ด้วยจำนวนงานที่มีจำนวนมากกว่าจำนวนคนที่ทำงาน ทำให้การดำเนินการมีความล่าช้า รวมทั้งทำให้การทำงานเต็มไปด้วยความยุ่งยาก ซับซ้อน
APPMAN OCR+ คือ การพัฒนานวัตกรรม OCR ด้วย AI กับ Machine Learning ที่ทันสมัย ผสานกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยทีมงานมืออาชีพ (Human Verification) จนกลายเป็น “Hybrid AI” ที่เพิ่มประสิทธิภาพความแม่นยำ รวมถึงรองรับ มาตรฐานความปลอดภัยระดับโลก สำหรับการแปลงเอกสาร และการคีย์ข้อมูลให้กับองค์กร รวมถึงภาคธุรกิจต่างๆ เรียนรู้เพิ่มเติม
4 บทบาท เทคโนโลยี OCR สำหรับฝ่ายบัญชี
OCR Solution ได้เข้ามามีบทบาทช่วยให้การทำงานบัญชีมีความสะดวก แม่นยำ และคล่องตัวมากขึ้น โดยบทบาทของการใช้งาน OCR ต่อการทำงานบัญชี มีจุดเด่น ดังนี้
1. เพิ่มความแม่นยำให้งานบัญชี
ทำหน้าที่ช่วยในการทำงานบัญชี ให้มีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น ด้วยการอ่านข้อมูลบนเอกสารโดย AI และ Machine Learning ที่มีความแม่นยำสูงกว่ามนุษย์ ทำให้โอกาสที่จะผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลมีน้อยลง และช่วยตรวจจับการปลอมแปลงเอกสารที่สายตามนุษย์อาจแยกไม่ออก ทำให้ลดความเสี่ยงจากการถูกฉ้อโกง นอกจากนี้ยังสามารถจำแนกข้อมูลบนเอกสาร ให้อยู่ตำแหน่งที่เหมาะสม ทำให้สะดวกต่อการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง ได้ในเวลาอันรวดเร็ว
2. เพิ่มความรวดเร็วในการทำงานบัญชี
นอกจากความถูกต้องแม่นยำของข้อมูลแล้ว OCR ยังช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการทำงานของแผนกบัญชีมากถึง 75% โดยเจ้าหน้าที่บัญชีสามารถใช้ OCR ในการแสกนข้อมูลบนเอกสารที่ใช้เวลาไม่กี่นาที แทนการคีย์ข้อมูลในรูปแบบเดิมที่ใช้เวลานานกว่า รวมทั้งยังมี OCR ภาษาไทย ที่เพิ่มความสะดวกในการอ่านข้อมูลภาษาไทยโดยเฉพาะ ช่วยให้พนักงานบัญชีสามารถเอาเวลาไปโฟกัสกับงานส่วนอื่นๆ ที่สำคัญกว่าได้
3. ลดการใช้กระดาษ
ในยุคที่ผู้คนกำลังรณรงค์การดูแลสิ่งแวดล้อม เทคโนโลยี OCR ก็ได้เข้ามามีส่วนสำคัญในการลดพื้นที่ที่ใช้เก็บเอกสารกระดาษ ด้วยการทำหน้าที่แสกนข้อมูลบนเอกสาร ให้เข้าไปอยู่ในระบบซอฟต์แวร์ ซึ่งจะช่วยจัดการเอกสาร ลดกระบวนการที่แผนกบัญชีจะต้องพิมพ์เอกสารซ้ำ นอกจากนี้ยังทำให้ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร และยังเพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบข้อมูลดิจิทัล ที่มีแต่พนักงานภายในเท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงได้
4. พัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของแผนกบัญชี
เทคโนโลยี OCR ได้เข้ามาช่วยยกระดับการทำงานของแผนกบัญชี ให้มีความทันสมัย เข้ากับยุคดิจิทัล ด้วยการลดความยุ่งยากของกระบวนการทำงานบัญชีในรูปแบบเดิมๆ ทั้งการคีย์งานที่ใช้เวลานาน และเสี่ยงต่อความผิดพลาด พร้อมทั้งทำให้งานบัญชีเข้าสู่รูปแบบการทำงานที่ไร้กระดาษ ช่วยให้พนักงานบัญชีทำงานได้อย่างรวดเร็ว คล่องตัวมากยิ่งขึ้น ช่วยให้พนักงานมีเวลาในการวิเคราะห์ข้อมูลบัญชี หรือพัฒนาการทำงานจากบัญชีทั่วไป สู่ระดับบริหารได้
การทำงานบัญชีในปัจจุบันจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้เทคโนโลยี OCR มาเป็นตัวช่วย เพื่อยกระดับการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ด้วยการลดความยุ่งยากของการทำงานบัญชีในรูปแบบเดิมๆ สู่การทำงานบัญชีที่รวดเร็ว มีความถูกต้องแม่นยำกว่าเดิม และช่วยจัดการเอกสาร จึงปฎิเสธไม่ได้ว่าเทคโนโลยี OCR เป็นส่วนสำคัญจะเข้ามาเปลี่ยนแปลงให้การทำงานบัญชีให้เข้าสู่ยุคดิจิทัล
