เป็นที่ทราบกันดีว่าการ ตรวจประวัติอาชญากรรม ก่อนจ้างงานนั้น เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรควรทำ เพื่อคัดกรองพนักงานก่อนเข้ามาร่วมงาน แต่การ ตรวจประวัติอาชญากรรมในปัจจุบันนั้น นายจ้างควรให้ความสำคัญต่อกระบวนการต่าง ๆ มากยิ่งขึ้น เพราะหากดำเนินการไม่ถูกต้อง อาจถือเป็นการทำผิดกฎหมาย PDPA ได้ ซึ่งอาจส่งผลร้ายแรงถึงขั้นทำให้นายจ้างติดคุกได้เลย 

เนื่องจากได้มีประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม ที่ได้มีผลบังคับใช้เมื่อวันที่ 7 เมษายน 2567 ได้ระบุถึง การที่นายจ้างจะ ตรวจประวัติอาชญากรรม ของผู้สมัคร จะต้องคำนึงถึงกฎหมายว่าด้วยมาตรการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับอาชญากรรม ตามที่ สคส. (สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล) กำหนดไว้ โดยจะมี วัตถุประสงค์ที่เก็บข้อมูล ระยะเวลาที่เก็บข้อมูล และการลบทำลายข้อมูล เป็นต้น

4 สิ่งที่นายจ้างควรระวังจากการ ตรวจประวัติอาชญากรรมพนักงาน

ข้อมูลประวัติอาชญากรรมของบุคคล ถือว่าเป็นข้อมูลที่อ่อนไหวที่นายจ้างควรดำเนินการอย่างระมัดระวัง เพื่อไม่ให้ละเมิดกฎหมาย PDPA โดยการตรวจประวัติอาชญากรรมนั้น นายจ้างควรคำนึงถึง 4 ข้อดังนี้ 

1.การ ตรวจประวัติอาชญากรรม สามารถทำได้เมื่อได้รับความยินยอมจากผู้สมัคร

ถึงแม้ว่าการตรวจประวัติอาชญากรรม จะเป็นสิ่งจำเป็นที่นายจ้างต้องทำเพื่อความปลอดภัยขององค์กรและพนักงาน แต่การตรวจประวัติพนักงานหรือผู้สมัครนั้น จะไม่สามารถกระทำได้เลยหากปราศจากการยินยอมจากผู้สมัครงาน ไม่เช่นนั้นอาจถือว่านายจ้างทำผิดกฎหมาย PDPA ที่ถือว่าเป็น พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล โดยมีการระบุว่า ห้ามมิให้นำข้อมูลส่วนบุคคลไปใช้โดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า ดังนั้นหากองค์กรต้องการตรวจประวัติอาชญากรรมแต่ละครั้ง ต้องได้รับความยินยอมจากพนักงานหรือผู้สมัครก่อน จึงจะสามารถเก็บประวัติดังกล่าวไปตรวจสอบได้

2.ให้สิทธิต่อเจ้าของข้อมูลตามกฎหมาย 

สำหรับตำแหน่งงานไหนที่จำเป็นต้องมีการตรวจประวัติอาชญากรรมก่อนเริ่มงาน นายจ้างควรจะต้องแจ้งกับผู้สมัครถึงขึ้นตอนในการคัดเลือกพนักงาน แต่หากตำแหน่งดังกล่าวจำเป็นต้องขอความยินยอมในการตรวจประวัติพนักงานนายจ้างควรแจ้งผู้สมัครถึงผลกระทบจากการไม่ให้ความยินยอมในการตรวจประวัติอาชญากรรม เพื่อให้ผู้สมัครดังกล่าวสามารถตัดสินใจว่าจะสมัครตำแหน่งงานนี้ต่อหรือไม่

3.เก็บประวัตินานเกินไปอาจสร้างความเสี่ยง

เพราะข้อมูลประวัติอาชญากรรมต่อแต่ละบุคคลนั้น ถือว่าเป็นข้อมูลที่มีความเสี่ยงต่อการละเมิดหลายประเด็น ที่ส่งผลเสียต่อเจ้าของข้อมูลนั้น ตามกฎหมาย PDPA จึงมีข้อกำหนดว่าให้นายจ้างสามารถเก็บข้อมูลประวัติอาชญากรรมของพนักงานได้ไม่เกิน 6 เดือนนับตั้งแต่วันที่เริ่มจ้างงานพนักงานคนดังกล่าว เว้นแต่ว่าจะมีกฎหมายเฉพาะที่ระบุให้นายจ้างสามารถเก็บข้อมูลได้นานกว่าปกติ

4.จัดเก็บข้อมูลประวัติอาชญากรรมให้มีความปลอดภัย

อย่างที่กล่าวไปแล้วว่าข้อมูลประวัติอาชญากรรมนั้นเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ดังนั้นนายจ้างควรต้องเก็บรักษาข้อมูลประวัติอาชญากรรมของพนักงานอย่างมีความรัดกุมปลอดภัย โดยต้องอยู่ในมาตรฐานขั้นต่ำตามประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล มาตรา 37 (1) จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการสูญหาย เข้าถึง ใช้เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ

โทษของนายจ้างที่ไม่ปฏิบัติตาม PDPA

สำหรับนายจ้างที่ไม่ปฏิบัติตาม PDPA จะมีโทษทางแพ่งและอาญา โดยมีความผิด 3 รูปแบบดังนี้

1.ความผิดทางแพ่ง นายจ้างจะต้องชดใช้ค่าสินไหมทดแทนให้กับเจ้าของข้อมูล ไม่ว่าการฝ่าฝืนนั้นจะเกิดจากการจงใจหรือความผิดพลาดก็ตาม โดยจะต้องจ่ายค่าเสียหายตามจริง หรือไม่เกิน 2 เท่าจากความเสียหายที่เกิดขึ้น

2.ความผิดทางอาญา มีโทษจำคุกไม่เกิน 1 ปี หรือปรับไม่เกิน 1 ล้านบาท หรือทั้งจำทั้งปรับ

3.ความผิดทางปกครอง ซึ่งถือเป็นโทษสูงสุด โดยมีโทษปรับสูงสุดไม่เกิน 5 ล้านบาท

สรุป 

ถึงแม้ว่าการ ตรวจประวัติอาชญากรรมพนักงานจะเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กร ในการสร้างการทำงานที่ปลอดภัย แต่ก็ไม่สามารถละเลยกฎหมาย PDPA ซึ่งเป็นสิ่งละเอียดอ่อนในปัจจุบัน 

ทั้งนี้องค์กรสามารถทำได้ด้วยการเลือกใช้บริการ ตรวจประวัติอาชญากรรม ที่ได้มาตรฐาน ซึ่ง Appman Criminal Checker คือบริการตรวจประวัติพนักงานที่พร้อมให้องค์กรมั่นใจเรื่องความปลอดภัย และความรวดเร็ว นอกจากนี้ยังมีระบบมีการส่งฟอร์มเพื่อเซ็นยินยอมรับการตรวจสอบแบบดิจิทัล รองรับนโยบายความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล ถูกต้องตามกฎหมาย PDPA