ในโลกยุคดิจิทัลที่ธุรกรรมแทบทุกอย่างสามารถทำได้ในรูปแบบออนไลน์ หนึ่งในนั้นคือการตรวจประวัติอาชญากรรม ที่ช่วยให้การตรวจประวัติเป็นไปอย่างทันสมัย รวดเร็วยิ่งขึ้น เพราะอย่างที่ทราบกันดีว่าการคัดกรองพนักงานก่อนทำงาน เป็นกระบวนการที่ช่วยให้องค์กรได้พนักงานที่ตรงตามคุณสมบัติที่ต้องการ แล้วการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ ช่วยเพิ่มความปลอดภัยองค์กรในยุคดิจิทัลอย่างไรบ้าง หาคำตอบได้ในบทความนี้

4 ข้อดีการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ 

การตรวจประวัติอาชญากรรมในรูปแบบออนไลน์ มีส่วนช่วยเพิ่มความสะดวก และประสิทธิภาพให้แก่องค์กร ดังนี้

1.ความรวดเร็วในการทำงานของเจ้าหน้าที่ HR

หน้าที่ของการยื่นตรวจประวัติพนักงานเป็นงานของเจ้าหน้าที่ HR ซึ่งการตรวจประวัติแบบเดิมนั้น HR จะต้องทำหน้าที่รวบรวมเอกสารของผู้สมัครเพื่อไปยื่นตรวจสอบกับสถานีตำรวจ ที่ต้องเสียทั้งเวลาเดินทางและระยะเวลาตรวจสอบที่นาน 

การตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ จะช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการทำงานแบบเดิม ๆ ของเจ้าหน้าที่ HR โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาในการดำเนินการตั้งแต่ รวบรวมเอกสาร และการเดินทาง เพราะผู้สมัครสามารถดำเนินการในรูปแบบออนไลน์ ตั้งแต่การสแกนเอกสาร การยืนยันตัวตน อีกทั้งการตรวจรูปแบบออนไลน์ยังใช้ระยะเวลาการตรวจสอบที่รวดเร็วกว่า ช่วยให้เจ้าหน้าที่ HR มีเวลาในการเพิ่มประสิทธิภาพอื่น ๆ ขององค์กรให้ดียิ่งขึ้น

2.ลดความผิดพลาดจากการตรวจสอบข้อมูล

ในการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ มีการใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาช่วยในการดำเนินงาน เช่น เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) ที่เป็นการอ่านอักขระด้วยแสง และการยืนยันตัวแบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-KYC) ซึ่งเทคโนโลยีเหล่านี้จะช่วยเพิ่มความถูกต้องแม่นยำ ลดโอกาสเกิดความผิดพลาดจากการตรวจสอบข้อมูลในรูปแบบเดิม เช่น การกรอกข้อมูลผิดพลาด หรือเอกสารตกหล่น เป็นต้น 

3.ประหยัดทรัพยากรและต้นทุน

นอกจากการช่วยลดระยะเวลาในการดำเนินการแล้ว การตรวจประวัติพนักงานออนไลน์ยังช่วยประหยัดทรัพยากรและต้นทุนต่าง ๆ ขององค์กร ไม่ว่าจะเป็น การลดการใช้กระดาษในการปรินท์เอกสารต่าง ๆ และลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร ข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงาน ช่วยให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น เพื่อนำงบประมาณและทรัพยากรดังกล่าวไปเพิ่มคุณภาพสวัสดิการขององค์กรในด้านอื่น ๆ 

4.เพิ่มความปลอดภัย ถูกต้องในการจัดเก็บข้อมูล

หนึ่งในสิ่งที่องค์กรควรคำนึงถึงทุกครั้งในการตรวจประวัติพนักงานคือความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล รวมถึงขั้นตอนการดำเนินงานที่รัดกุม ถูกต้องตามกฎหมาย เนื่องจากข้อมูลในการตรวจประวัติอาชญากรรมนั้นเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความละเอียดอ่อน หากองค์กรตรวจสอบไม่ถูกต้อง หรือรัดกุมพอ อาจถือว่าผิดกฎหมายได้

การตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ จะมีรูปแบบการตรวจสอบที่มีความปลอดภัย รัดกุมมากกว่าการตรวจประวัติในรูปแบบเดิม ทุกขั้นตอนถูกดำเนินผ่านรูปแบบออนไลน์ 100% ตั้งแต่การให้พนักงานเซ็นยินยอมการตรวจสอบ ไปจนถึงการจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย ไม่รั่วไหล และยังเป็นการตรวจสอบที่ถูกต้องตามกฎหมาย PDPA 

ขั้นตอนการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ ด้วย Appman Background Checker

หากพูดถึงบริการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ที่ขึ้นชื่อเรื่องความสะดวก ปลอดภัย ถูกต้องตามกฎหมาย Appman Background Checker คือบริการที่พร้อมตอบโจทย์ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบที่ดำเนินการรูปแบบออนไลน์ 100% ทราบผลรวดเร็ว และถูกต้องตามกฎหมาย PDPA 

ซึ่งการตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์กับ Appman Background Checker สามารถทำได้ง่าย ๆ ใน 4 ขั้นตอน ดังนี้

1. เข้าใช้งานยื่นตรวจประวัติอาชญากรรม ผ่านอุปกรณ์สมาร์ทโฟน ไอแพด หรือคอมพิวเตอร์ โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมใด ๆ 
2. เจ้าหน้าที่สร้างรายการสำหรับพนักงานใหม่ที่ต้องการยื่นตรวจประวัติอาชญากรรม สำหรับองค์กรไหนที่ต้องการตรวจพนักงานหลายคนสามารถทำการอัปโหลดรายการทั้งหมดในครั้งเดียว
3. ผู้สมัครหรือพนักงาน ดำเนินการยืนยันตัวตนผ่าน SMS หรือ Email จากนั้นกดยินยอมตามนโยบาย PDPA 
4. หลังจากที่ผู้สมัครหรือพนักงานยืนยันตัวตนเสร็จแล้ว ทางเจ้าหน้าที่ HR จะดำเนินการส่งข้อมูลทั้งหมดเพื่อตรวจประวัติอาชญากรรม 
5. เมื่อระบบทำการตรวจสอบประวัติเสร็จแล้ว จะส่งไฟล์ให้กับเจ้าหน้าที่ HR โดยสามารถดาวน์โหลดข้อมูลเป็นไฟล์ PDF ได้ทันที

สรุป

การตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ เป็นสิ่งที่ช่วยเพิ่มความสะดวกและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่ HR รวมทั้งยังช่วยให้องค์กรได้พนักงานที่ตรงใจ มีคุณภาพ โปร่งใส ซึ่ง Appman Background Checker คือบริการตรวจประวัติออนไลน์ ที่ขึ้นชื่อเรื่องความทันสมัย ทราบผลไว และรูปแบบการตรวจที่ถูกต้องตามกฎหมาย PDPA