Paperless Solution คือ การจัดเก็บข้อมูล หรือเอกสารในรูปแบบ Digital เพื่อลดการใช้งานเอกสารรูปแบบกระดาษแบบดั้งเดิมลงให้น้อยที่สุด จากสถิติบริษัทส่วนใหญ่ หมดงบไปกว่า 15% ของรายได้ไปกับเอกสารกระดาษ ซึ่งคิดเป็นมูลค่าราว 3.85 พันล้านบาทเลยทีเดียว ซึ่งถือว่าเป็นเงินจำนวนมากสำหรับการใช้กระดาษที่มีอายุการใช้งานเพียงระยะสั้นๆ หลายองค์กรจึงหันมาให้ความสนใจกับ Paperless Solution หรือการใช้ ระบบ OCR มาช่วยในงานเอกสารกันมากขึ้น ซึ่งแนวคิด Paperless ยังตอบโจทย์กับสไตล์การทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างการ ทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) ที่ต้องสื่อสารผ่านทางออนไลน์ได้อีกด้วย
5 เหตุผลที่ภาคธุรกิจควรนำ ระบบ OCR
มาใช้เพื่อวางแผนการทำ Paperless Solution
1. ลดต้นทุนของงานเอกสาร ช่วยลดต้นทุนของค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเอกสารในด้านต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น ค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าที่จัดเก็บ รวมถึงค่าทำลายเอกสาร ซึ่งสิ่งเหล่านี้ถือเป็นค่าใช้จ่ายที่สูงมากทีเดียว
2. เพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการทำงาน
- จัดเก็บเอกสารเป็นระเบียบ ช่วยให้ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น พนักงานในองค์กรกว่า 92% ต้องเสียเวลากว่า 8 ชั่วโมง/ สัปดาห์ ในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มเอกสาร ส่งผลให้การทำงานล่าช้า อีกทั้งเสี่ยงข้อมูลตกหล่น สูญหาย Paperless Solution จึงเป็นตัวช่วยให้ปัญหาเหล่านี้ ให้เป็นระบบระเบียบ และค้นหาได้ง่ายมากยิ่งขึ้น
- ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์เอกสารได้ เมื่อเปลี่ยนมาใช้ E-document ยังช่วยให้วิธีการทำงานมีความยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์เอกสารได้สะดวกยิ่งขึ้น ช่วยให้การสื่อสาร การทำงานร่วมกันในทีมดียิ่งขึ้น และสามารถเซนต์เอกสารต่างๆ ได้สะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ไม่จำเป็นต้องเดินหาทีละแผนกอีกต่อไป
3. ลดภาระงาน และความผิดพลาดในการนำเข้าข้อมูลของพนักงานให้มีความถูกต้องแม่นยำมากขึ้น
ปัญหาที่องค์กรส่วนใหญ่ต้องเจอนั่นก็คือ เอกสารสูญหาย แก้ไขข้อมูลในเอกสารหลายครั้ง ส่งเอกสารผิด ซึ่งในกรณีเอกสาร E-document สูญหายยังมีโอกาสในการกู้ข้อมูลกลับคืนมาได้ Paperless Solution เข้ามาช่วยลดความผิดพลาดไม่ว่าจะเป็น ความผิดพลาดในการนำเข้าข้อมูล รวมถึงลดการทำงานซ้ำซ้อนของพนักงานได้อีกด้วย โดย เทคโนโลยี OCR จะช่วยดึงข้อมูลจากกระดาษโดยที่ไม่ต้องให้คนพิมพ์ ซึ่งสามารถประหยัดทั้งเวลา และค่าแรงได้ โดยให้ OCR ดึงข้อมูล และจัดเก็บเป็น data ในรูปแบบ digital ได้เลย ซึ่ง เทคโนโลยี OCR มีความแม่นยำทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษสูงถึง 98%
4. เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถป้องกันได้โดยการเข้ารหัส อีกทั้งยังสามารถสำรองข้อมูลได้ รวมถึง
5. ลดผลเสียที่มีต่อสิ่งแวดล้อม นอกจากจะช่วยลดต้นทุนแล้ว การลดการใช้กระดาษยังส่งผลดีต่อสิ่งแวดล้อม และช่วยลดการเกิดขยะได้อีกด้วย
Paperless Solution เป็นโซลูชันที่จะเข้ามาแก้ปัญหางานเอกสารให้กับธุรกิจของคุณ ทั้งยังช่วยลดต้นทุน ประหยัดทั้งค่าใช้จ่ายอย่างมหาศาล รวมถึงทรัพยากรกระดาษถือเป็นจุดเริ่มต้นของการช่วยสร้างความยั่งยืนทางสิ่งแวดล้อมที่ดีอีกด้วย เทคโนโลยี OCR ถือเป็นจุดเปลี่ยนที่จะช่วยองค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายในหลายส่วน และยังช่วยลดภาระงานของพนักงานลง อีกทั้งยังช่วยให้การทำงานภายในองค์กรราบรื่นขึ้น นอกจากนี้ ระบบ OCR ยังช่วยให้ธุรกิจนำข้อมูลไปใช้ต่อได้สะดวก เพื่อตอบโจทย์การทำธุรกิจในยุค data-driven ในปัจจุบันได้อีกด้วย