การจ้างงานในทุกวันนี้ความไว้วางใจคือเรื่องสำคัญ เพราะองค์กรไม่สามารถคาดเดาได้เลยว่าคนที่เข้ามาทำงานนั้น มีการปลอมแปลงหรือเคยมีประวัติการทำความผิดหรือไม่ 

ดังนั้นการ ตรวจประวัติพนักงาน จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญที่ช่วยให้องค์กรได้คนทำงานที่มีคุณภาพ แต่การประวัติพนักงานนั้น ก็เต็มไปด้วยเรื่องละเอียดอ่อน และข้อควรรู้ที่หากละเลยแล้วอาจส่งผลเสียต่อองค์กรในอนาคตได้ ในบทความนี้เราได้รวม 5 ข้อควรรู้ก่อนตรวจประวัติพนักงานมาให้แล้ว จะมีอะไรบ้างติดตามอ่านได้เลย

1.ผลการตรวจประวัติมีความละเอียดครอบคลุม 

การตรวจประวัติพนักงานที่ดี สิ่งสำคัญอันดับแรกคือข้อมูลที่ได้จากการตรวจจะต้องละเอียดครอบคลุมตามที่องค์กรต้องการ เพราะการตรวจประวัติพนักงานในบางตำแหน่งถ้าข้อมูลไม่ครบ หรือผิดพลาดอาจทำให้เกิดความเสียหายต่อองค์กรในภายหลังได้ ซึ่งการตรวจประวัติพนักงานในปัจจุบันจะต้องทราบผลหลัก ๆ ดังนี้

• ประวัติอาชญากรรม 
• ประวัติการทำงาน
• ประวัติการศึกษา
• สถานะบุคคลล้มละลาย 
• ข่าวเสียหายหรือประวัติเสียจากสื่อออนไลน์

โดยการตรวจประวัติพนักงานนั้น องค์กรสามารถพิจารณาจากความรับผิดชอบของตำแหน่งงานนั้น ๆ เพื่อเลือกว่าจะตรวจสอบประวัติด้านใดของผู้สมัครบ้าง เช่น ตำแหน่งที่เกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัย ควรตรวจประวัติอาชญากรรมและการทำงาน, ตำแหน่งงานที่เกี่ยวกับการเงิน ตรวจสอบประวัติการศึกษาและประวัติบุคคลล้มละลาย เป็นต้น เพื่อลดความเสี่ยงที่องค์กรจะได้รับความเสียหายที่เกิดจากผู้ไม่หวังดีได้

2.แหล่งข้อมูลอ้างอิงที่สามารถเชื่อถือได้

แหล่งข้อมูลอ้างอิงที่เชื่อถือได้ คือสิ่งสำคัญในการตรวจประวัติพนักงาน เพราะหากข้อมูลที่ได้มีความคลาดเคลื่อน ไม่ถูกต้อง ก็ทำให้องค์กรได้คนไม่ดีเข้าไปร่วมงานโดยไม่รู้ตัว เนื่องจากปัจจุบันได้มีการปลอมแปลงข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ ที่แนบเนียนมากขึ้น 

ซึ่งแหล่งข้อมูลในการตรวจประวัติจะต้องเป็นแหล่งข้อมูลจากการราชการ หรือหน่วยงานที่ขึ้นตรงข้อมูลนั้น ๆ เช่น การตรวจประวัติอาชญากรรม ควรใช้ข้อมูลอ้างอิงจากสำนักงานตำรวจแห่งชาติ, การตรวจประวัติการศึกษา ควรใช้ข้อมูลอ้างอิงจากกองทะเบียนกิจการนักศึกษา เป็นต้น 

3.ไม่ละเมิดกฎหมาย PDPA 

ถึงแม้ว่าการตรวจประวัติพนักงานจะเป็นสิ่งจำเป็นต่อองค์กร แต่ข้อมูลการ ตรวจประวัติพนักงาน นั้น ล้วนแต่เป็นข้อมูลละเอียดอ่อน เช่น เลขบัตรประชาชน, เบอร์โทรศัพท์ ที่หากหลุดออกไปอาจส่งผลเสียหายต่อตัวเจ้าของข้อมูลได้ 

ดังนั้นการที่องค์กรจะดำเนินการตรวจประวัติพนักงานจะต้องคำนึงถึงกฎหมาย PDPA และกฎหมายว่าด้วยมาตรการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับอาชญากรรม โดยจะต้องได้รับความยินยอมจากผู้สมัครหรือพนักงานที่เป็นเจ้าของข้อมูลก่อนการตรวจทุกครั้ง รวมทั้งให้สิทธิต่อเจ้าของข้อมูลตามกฎหมาย หากละเมิดนายจ้างอาจเป็นฝ่ายผิดในทางแพ่งและอาญา 

4.ให้ความรู้แผนก HR ถึงความสำคัญของการตรวจประวัติพนักงาน

อย่างที่ทราบกันดีว่ากระบวนการ ตรวจประวัติพนักงาน นั้น เริ่มต้นจากแผนก HR ที่จะต้องรับผิดชอบในส่วนนี้ ดังนั้นแผนก HR จึงต้องเข้าใจและเห็นถึงความสำคัญของการตรวจประวัติพนักงานมากที่สุด โดยองค์กรควรจะต้องมีการฝึกอบรม ให้ความรู้เกี่ยวกับการจ้างงาน การเลือกคนทำงานที่มีประสิทธิภาพ และเข้าใจกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน

เพราะเมื่อเจ้าหน้าที่ HR มีความเข้าใจ และเห็นถึงความสำคัญของการเลือกคนทำงาน ก็จะช่วยให้องค์กรเกิดวัฒนธรรมที่แข็งแกร่ง เต็มไปด้วยคนดี มีความสามารถ มีผลงานที่เกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผล พร้อมช่วยพาองค์กรไปสู่เป้าหมายที่วางไว้

5.เลือกใช้บริการตรวจประวัติพนักงานที่มีคุณภาพ

ทุกวันนี้การตรวจประวัติพนักงานสามารถทำได้หลายวิธี ตามความสะดวกขององค์กร ตั้งแต่การตรวจประวัติด้วยตนเอง โดยที่เจ้าหน้าที่ HR จะรวมเอกสารผู้สมัครเพื่อไปยื่นตรวจที่สำนักงานตำรวจ หรือดำเนินการผ่านบริการตรวจประวัติพนักงาน ที่ช่วยเพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ช่วยลดกระบวนการทำงานของเจ้าหน้าที่ HR

โดย Appman Background Checker คืออีกหนึ่งบริการตรวจประวัติพนักงานในรูปแบบออนไลน์ 100% ผ่านระบบ E-KYC ช่วยให้ทราบผลได้เร็วขึ้นกว่าเดิม พร้อมการตรวจประวัติที่ครอบคลุมมากที่สุด และยังมีกระบวนการตรวจที่ถูกต้องตามกฎหมาย PDPA ช่วยให้องค์กรได้คนทำงานที่ตรงใจ

สรุป

แม้ว่าการ ตรวจประวัติพนักงาน คือสิ่งที่ทุกองค์กรควรทำ แต่ด้วยข้อมูลที่ใช้ตรวจสอบนั้นเป็นสิ่งละเอียดอ่อน เจ้าหน้าที่ HR จึงควรเตรียมพร้อมข้อมูล และศึกษาทุกข้อควรระวัง จากทั้ง 5 ข้อที่เรารวมมาให้ เพื่อที่องค์กรจะได้คนทำงานที่มีคุณภาพ ผ่านข้อมูลที่เชื่อถือได้ และไม่ละเมิดต่อกฎหมาย พร้อมพาองค์กรไปสู่เป้าหมายที่วางไว้