ในยุคที่องค์กรต่างมุ่งหน้าไปสู่การนำเอา AI มาใช้งานจริงเช่นกัน การทำงานแบบอัตโนมัติ (Automation) และไร้กระดาษ (Paperless) เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรใหญ่ต่างมุ่งหวัง ซึ่งการนำเอาเทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) เข้ามาช่วยตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร โดยนำมาช่วยแปลงเอกสาร Invoice และ Purchase Order บนกระดาษจำนวนมากให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัล นอกจากจะช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนของพนักงานได้แล้ว ยังเป็นอีกหนึ่งหนทางในการเพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มความแม่นยำในการทำงานขึ้นได้อีกมาก
ซึ่งในบทความนี้ แอพแมนขอแนะนำแนวทางการนำเอาเทคโนโลยี OCR เข้ามาประยุกต์ใช้งานภายในองค์กรขนาดใหญ่ ให้ทุกคนได้ทราบกัน ดังนี้
1. Invoice Processing กับ OCR : จัดการใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติ
เทคโนโลยี OCR สามารถช่วยแปลงเอกสารใบแจ้งหนี้ (Invoice) ที่อาจได้รับมาจากกระดาษ แนบมาผ่าน Email ส่งแบบไฟล์รูปภาพ หรือโยนไฟล์ PDF (ที่แก้ไขไม่ได้) ให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลที่แก้ไขได้ ซึ่งสามารถดึงข้อมูลสำคัญบนตัวเอกสาร เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ราคารวม ฯลฯ จะช่วยให้ระบบบัญชีสามารถนำข้อมูลไปประมวลผลต่อได้สะดวกและรวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาคีย์ข้อมูลด้วยมือ
- ทำจ่ายทางบัญชีรวดเร็ว: ลดเวลาและขั้นตอนการคีย์ข้อมูล
- แม่นยำและลดข้อผิดพลาด: ข้อมูลถูกต้อง ปลอดภัย ไร้กังวล
- ค้นหาข้อมูลสะดวก: เข้าถึงข้อมูล Invoice ได้ง่าย รวดเร็ว ทันใจ
2. Purchase Order Processing กับ OCR : จัดการใบสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับการนำเอาเทคโนโลยี OCR เข้ามาใช้งานกับกระบวนการจัดซื้อนั้น จะช่วยดึงข้อมูลรายละเอียด จำนวน และราคาของสินค้า รวมถึงบริการต่างๆ ในเอกสาร Purchase Order ที่มีจำนวนมากในแต่ละเดือน แปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลเพื่อส่งต่อไปยังระบบ ERP สำหรับใช้งานภายในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ช่วยลดภาระการคีย์ข้อมูล เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว และแม่นยำ ให้กับฝ่ายจัดซื้อได้เป็นอย่างยิ่ง
- จัดซื้อจัดจ้างรวดเร็ว: ลดเวลาคีย์ข้อมูล เร่งการอนุมัติ
- แม่นยำและลดข้อผิดพลาด: ข้อมูลถูกต้อง ลดความผิดพลาด
- ติดตามสะดวก: ข้อมูล PO อยู่ในระบบเดียว ค้นหาได้ง่าย
ฟีเจอร์เด่นของ AppMan OCR+ ที่ตอบโจทย์องค์กรใหญ่
- รองรับ Invoice และ PO หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะมีหน้าตาแบบใดก็ตาม (Inconsistant format documents support)
- รองรับ Data Mapping จับคู่ข้อมูลจากเอกสาร เข้ากับข้อมูลในฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ
- Table Merge Automation รวบรวมข้อมูลในตารางจากเอกสาร ให้ปรากฏใน Spreadsheet เดียว
- รองรับการเชื่อมต่อกับ ERP และ CRM ผ่านทาง API เพื่อส่งข้อมูล Invoice/PO ไปยังระบบอื่นอัตโนมัติ
- รองรับการป้อนข้อมูลเพื่อให้ AI เรียนรู้รูปแบบของไฟล์เอกสาร เพิ่มความแม่นยำ
สรุป APPMAN OCR+ จะช่วยให้องค์กรจัดการ Invoice และ Purchase Order ได้อย่างไร?
เทคโนโลยี OCR ช่วยให้องค์กรใหญ่จัดการ Invoice และ Purchase Order ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา ลดต้นทุน เพิ่มความแม่นยำ และความสะดวก รวดเร็ว โดยโซลูชัน AppMan OCR+ ของเรามาพร้อมฟีเจอร์ครบครัน ตอบโจทย์การใช้งานขององค์กรใหญ่ ช่วยให้การทำงานราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
